Mi primer evento

Hace 6 años que me gradué como arquitecto. Y hasta hace 2 años todavía pensaba que, de una manera u otra, trabajaría en algún proyecto relacionado con la arquitectura. Un tercio de mi vida lo había empleado formándome en ello.

Y, sin embargo, hace poco más de un mes estaba en Madrid presentando un evento sobre trabajo en remoto ante 150 personas para cerrar un año increíble con SinOficina, un... ¿coworking online? Cómo se pasa de una cosa a otra en apenas 2 años es algo que contaré otro día. Hoy quiero compartir cómo viví el evento desde dentro y desde el principio.

¿Un evento?

En los 12 meses desde que lancé SinOficina habíamos crecido hasta los +350 miembros. Freelance y emprendedores que compartíamos, colaborábamos y crecíamos juntos. Todo online.

Con el buen rollo que se había creado, en las ciudades más grandes se empezaron a formar sub-grupos que hacían quedadas, se reunían para trabajar o iban a eventos juntos.

Empezamos a masticar la idea de organizar un evento general para desvirtualizarnos y conocer a los “compañeros de trabajo” con los que hablábamos diariamente pero nunca habíamos visto en persona.

Pero, ¿un evento? ¿de qué tipo? ¿una quedada informal en un parque o algo “de verdad”? ¿no era muy pronto? Yo nunca había organizado un evento, ni siquiera como parte de un equipo. De hecho, nunca organizo nada. Soy un desastre.

Pero la comunidad lo merecía, así que me tiré a la piscina. ¿Qué podía salir mal? Me parecía que mucho. Ahí estaban los miedos que suelen aparecer en estos casos: ¿quién c*jones era yo para hacer venir a esta gente desde sus casas en Escocia o Canarias, con lo bien que se está allí en invierno? ¿y si no viene nadie? ¿perdería la credibilidad de cara a los siguientes?

Pero salió bien y se agotaron todas las entradas a un mes y medio antes del evento. Los ponentes dijeron que sí, los patrocinadores dijeron que sí y los asistentes, vosotros, dijisteis que sí. Que un evento de comunidad pero también de referencia para hablar de trabajo en remoto en España era necesario e iba a ser apoyado.

Los preparativos

Si toda esta movida salió bien fue porque durante todo este tiempo tuve a Corti a mi izquierda y a María a mi derecha.

Hubo mucho curro. Mucho. Era nuestro (mi) primer evento y, para muchas cosas íbamos a ciegas. No éramos una marca conocida como puede ser WordPress. No sabíamos con cuántos patrocinadores podríamos contar y, por tanto, con qué presupuesto. Así que no delegamos nada.

Contactamos con ponentes, patrocinadores, proveedores, espacios (para el evento, para la comida, para la cena del día anterior), gestionamos el transporte y alojamiento de ponentes, diseñamos todo el merchandising (flyers, acreditaciones, roll-ups y hasta una app del evento).

También ideamos y diseñamos una especie de gincana-escape-room que llamamos Escape The Office. Los 150 asistentes estaban divididos entre las 20 plantas de un edificio de oficinas del que tenían que escapar, montar un negocio online e irse a vivir a Bali (como colofón de cliché). Esto completando una serie de pruebas que pensamos para desarrollar las habilidades blandas: comunicación, trabajo en equipo, resolución de problemas y creatividad, entre otras.

Poco a poco y con mucho mimo fueron saliendo las cosas. Hubo algún que otro susto y el día anterior del evento fue una auténtica gincana propia para llegar a todo y dejarlo listo.

Y casi sin quererlo llegó...

El día del evento

14 de diciembre en Madrid. Un día soleado. El día anterior habíamos organizado una “cena de no-empresa” —para los que somos freelance y no nos invitan a cenas de empresa— a la que asistimos 65 sinoficiners y donde nos conocimos muchos.

La mañana del evento llegamos 45 minutos antes de la apertura de puertas para prepararlo todo a contrarreloj: el puesto de acreditaciones, las sillas del auditorio, el equipo audiovisual, el catering... Los asistentes empezáis a llegar. Todo marcha.

Después de que Jorge nos activase con 10 minutos de semi-yoga, uno tras otro fueron pasando los ponentes por el escenario. Yo había elegido ponentes que tuviesen relación con el trabajo en remoto, claro, pero también —y esto no lo saben ellos— con cuyos valores conectaba. Profesionales que hablaban de transparencia, de excelencia, de cultura de equipo, de conciliación y que fomentaban una cultura de trabajo sana, alejándome de esas ponencias donde solo se habla de facturaciones sin importar el cómo ni el porqué.

Así, nos acompañaron Víctor Rodado y Pepe Martín, Valentina Thörner, Edu Salado, Wences García, David Blay, José M. Gilgado, Carlos Hernández.

El susto vino cuando Khoana me avisa de que el catering del café no llega. No nos cogen el teléfono. No aparecen. Me toca salir a decir que no iba a haber café. Más adelante nos dijeron que el repartidor había tenido un problema personal y no había avisado a nadie. De esto aprendimos que, aunque lo lleves todo organizado al milímetro, siempre hay cosas que escapan a tu control. Lo único que queda es comunicarlo y pedir disculpas.

El EscapeTheOffice fue un éxito. Para muchos un momento para volver a ser niños. ¿Cuántas veces al año nos permitimos eso? Me dio una envidia brutal no estar participando, aunque me lo pasé bien corrigiendo las respuestas. La semana pasada pudimos, por fin, anunciar los ganadores.

Con la última ponencia y el cierre y despedida terminó el evento... ¡o no! Porque con la entrada de varios patrocinadores vimos que nos sobraba dinero, así que pensamos: ¿cómo podría terminar el evento a lo grande? Estaba clarísimo: de la misma manera que celebro yo los éxitos y me repongo de los fracasos contratiempos.

De la mejor manera posible. De la única manera posible.

Con pizza.

Y cervezas, claro. Y así estuvimos +3 horas comiendo y bebiendo hasta que cerramos Talent Garden y seguimos en el bar de enfrente.

No podía haber imaginado un primer evento mejor que el que vivimos.

¿Habrá evento este año?

Si todo salió bien fue gracias a mucha gente. María y Corti, pero también Khoana, que estuvo todo el día ayudándonos; o Bohdan y demás sinoficiners que nos echaron una mano durante la apertura de puertas. Fue gracias, por supuesto, a los 11 patrocinadores, como Joan Boluda, Soloimprenta, Talent Garden o FotografíaEcommerce, que hicieron posible que rebajásemos el precio de la entrada a 20€ cuando el coste por asistente era de 5 veces más.

Fue gracias a los ponentes que confiaron en mí y dijeron que sí los primeros. Y fue gracias, cómo no, a los 150 asistentes que vinisteis y que le disteis sentido a todo el trabajo anterior.

Este año volveremos a hacerlo. Todavía no sabemos ni cómo ni cuándo (estate al corriente) pero sí puedo asegurar que contará con los 3 elementos imprescindibles a partir de ahora en todo evento SinOficina: ponentes con valores, una competición por equipos... ¡y pizza!

¿Suena bien?

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